¿Qué puede hacer un administrador de fincas para reclamar defectos constructivos en una obra nueva?

Qué duda cabe que el administrador de fincas juega un papel muy relevante en las reclamaciones por defectos constructivos instadas por las Comunidades de Propietarios de reciente constitución o de “obra nueva”.

Así, sin que al administrador sea “parte” en el procedimiento, es evidente que de uno u otro modo desempeñará diversas funciones en todo el proceso de reclamación, especialmente en la parte inicial del mismo cuando todavía la comunidad, por lo general, no suele contar con asistencia letrada. Es por ello por lo que en este artículo intentaremos dar una serie de pautas que colaboren al éxito de este tipo de reclamaciones y eviten, perder el cliente, reclamaciones por parte de los comuneros, o, en el peor de los casos, incurrir en posibles responsabilidades profesionales.

Si abordamos este asunto desde un punto de vista cronológico, debemos detenernos en primer lugar en la necesidad de contar con el Libro del Edificio y, sobre todo, asegurarse de que el mismo esté completo, puesto que la documentación técnica contenida en el mismo será de vital importancia para que, en caso de ser necesario, se realice de forma ágil, correcta y completa un dictamen pericial que recoja las patologías de la edificación. Así, resulta indudable que el perito -para un mejor desarrollo de su trabajo- deberá contar con el proyecto de ejecución de la edificación con las modificaciones que el mismo pudiese haber sufrido en el transcurso de la obra (planos as built), certificados y fichas técnicas de los materiales empleados, proyectos de instalaciones, certificados de eficiencia energética, etc. Igualmente será de vital importancia contar con el Acta de Recepción de Obra para determinar el inicio del cómputo de los plazos de garantía (dies a quo), el Certificado Final de Obra para identificar a los integrantes de la dirección facultativa o el listado de agentes intervinientes para contar, por ejemplo, con las direcciones a efectos de notificación.

Por lo anterior, consideramos muy recomendable que una de las primeras tareas del administrador en una comunidad de obra nueva, sea comprobar que el Libro del Edificio ha sido entregado a la C.P. por parte del promotor y que cuenta con todos los documentos necesarios (respecto al contenido, debe tenerse en cuenta lo preceptuado en el DECRETO 349/1999, de 30 de diciembre, por el que se regula el Libro del Edificio y la propia Ley de Ordenación de la Edificación). Por supuesto, en caso de que el libro no se haya entregado o sea incompleto (es demasiado habitual que no contenga el Proyecto de Ejecución o los cambios que hubiesen operado sobre el mismo) procederá reclamarlo al promotor, dado que es el obligado a facilitarlo al usuario final (art. 7 de la L.O.E.). Por supuesto, y dada la importancia del documento, siempre será conveniente remitir el requerimiento por burofax para que quede constancia del mismo a los efectos oportunos.

Otro aspecto que se suele abordar por el administrador, por lo general, antes de la intervención letrada, es todo lo relativo a las reclamaciones extrajudiciales efectuadas al promotor y resto de agentes constructivos. Hemos de distinguir en este punto aquellas reclamaciones muy iniciales relacionadas con la fase más inicial de postventa, las cuales, desde luego serán más “de trámite” y consistirán en simples llamadas, correos, o comunicación de incidencias a través de la propia web del promotor (las promotoras con cierto volumen ya cuentan con herramientas telemáticas para la gestión postventa).

Y, por otro lado, aquellas reclamaciones posteriores, referidas a incidencias graves no solventadas o remitidas cuando ya la promotora no parece querer poner los medios para solucionar el problema. Es en este segundo tipo donde conviene dar una serie de consejos, que no por muy reiterados, conviene dejar de recordar. En primer lugar, algo evidente, y es que la reclamación debe constar por escrito, preferentemente mediante burofax o, en su defecto, mediante correo electrónico. En segundo lugar, y este es un aspecto muy importante, la reclamación extrajudicial, y siempre que hablemos de patologías relevantes, generalizadas o que incidan en la habitabilidad de las viviendas, debe dirigirse no solo contra el promotor, sino también contra constructor, proyectista, director de obra y director de ejecución. De este modo garantizamos que, en caso de ser necesaria una reclamación judicial posterior, hayamos impedido que la acción prescriba respecto a alguno de los agentes que pudieran ser responsables.

Otro aspecto a tener en cuenta, sobre el que se ha hablado ya sobradamente desde la publicación de la Ley de Ordenación de la Edificación, pero que nunca conviene olvidar, son los plazos de garantía y prescripción. Así, es ya bien conocido que los plazos de garantía conforme a la L.O.E. son de 1, 3 y 10 años, dependiendo si hablamos de defectos de remate o acabado, habitabilidad o afecciones estructurales. Y dichos plazos comenzarán a contar no desde la venta de las viviendas, sino desde la finalización de las obras, momento que queda reflejado en el Acta de Recepción de Obra (documento este que debería incluirse en el Libro del Edificio). Al margen de lo anterior, tenemos el plazo prescriptivo, conforme al cual tenemos un plazo de 2 años para reclamar – basta extrajudicialmente- la reparación de un daño (no importa si de remate, habitabilidad o estructural) desde que el mismo apareciese o pudiese ser detectado. Igualmente es cierto cabe la acción contractual contra el promotor, con plazo de 5 años, y esta sí desde que el propietario adquiere la vivienda, pero por distintos motivos cuya explicación no tiene cabida en el presente artículo, siempre será más recomendable respetar los plazos de la L.O.E. que además nos permitirán demandar al resto de agentes constructivos en caso de ser necesario.

En lo que se refiere a estos plazos, entendemos de vital importancia para el administrador tenerlos siempre muy presentes, pues no en pocas ocasiones se plantean reclamaciones contra administradores de fincas precisamente por no haber tramitado los requerimientos en los plazos adecuados e impedir así una futura demanda.

Otra cuestión a tener en cuenta, y que suele afectar también al trabajo del administrador es lo relativo al mantenimiento de la finca y cómo incide el mismo en una reclamación por defectos constructivos. El correcto mantenimiento es imprescindible en una edificación, esto es indiscutible, pero a efectos judiciales también es muy relevante acreditar que se ha llevado a cabo. Y ello porque los demandados, en muchos casos, achacarán los daños a un incorrecto mantenimiento de la finca por parte de los propietarios. Para evitarlo, resulta muy recomendable, sobre todo en los primeros años, poder acreditar documentalmente todas las operaciones de mantenimiento de la finca, bien mediante facturas en las que se indique de manera más o menos precisa el concepto o informes del proveedor si, por ejemplo, el mantenimiento de la finca se integra en un paquete con otros servicios.

En cuanto las reparaciones llevadas a cabo por promotora y constructora en la fase de postventa, resulta muy interesante y útil para una eventual reclamación futura, llevar, en la medida de lo posible, un control de las reparaciones efectuadas por el promotor -o constructor en su caso-, mediante partes de trabajo, albaranes o similares, pues ello facilitará, sobre todo si hay una multiplicidad de daños, el control de los mismos, adecuar las reclamaciones a la realidad de la finca, evitará posibles duplicidades, etc.

Si por el contrario, es la propia comunidad de propietarios quien sufraga reparaciones que deberían haber corrido a cargo de la promotora o constructora, las mismas han de quedar convenientemente acreditadas mediante presupuestos y facturas, y a ser posible un pequeño informe del proveedor al efecto de acreditar de la mejor manera la existencia de la deficiencia y así poder reclamar posteriormente el reintegro de las cantidades.

Por último, si las vías negociadas son infructuosas, de forma que la comunidad se vea obligada a instar acciones judiciales, no debe olvidarse que se requiere un acuerdo de junta de propietarios en tal sentido. Dicho acuerdo, que deberá ser adoptado al menos por mayoría simple, deberá aprobar la interposición de demanda y facultar a presidente para otorgar poderes a procurador y abogado.

Para cerrar este pequeño artículo, una pequeña reflexión entorno a una pregunta muy habitual en estos casos: ¿cuando comienza a ser necesaria la asistencia letrada?. Técnicamente la respuesta es clara: mientras no se inicie una reclamación judicial no será estrictamente necesaria. Pero la realidad es bien distinta, y es que, dadas todas las particularidades de estos procedimientos, las altas cuantías económicas que se ventilan, y teniendo en cuenta que los errores iniciales pueden ser irresolubles, no parece lo más adecuado que el administrador de fincas, aun teniendo en la mayor parte de las ocasiones sobrada capacidad para ello, tenga que asumir la responsabilidad respecto a una reclamación en fase extrajudicial que puede ser definitoria del resultado futuro del pleito.

Por lo anterior, y ante la existencia de daños de cierta entidad, la presencia más o menos inicial de un abogado especialista ayudará, en la medida de lo posible, a evitar errores y descargará las espaldas del administrador de una responsabilidad que, por lo general, no queda compensada con los honorarios que percibe.

Claves

  • El Libro del Edificio es un documento muy relevante en las reclamaciones por defectos constructivos. Resulta conveniente comprobar que el mismo se ha entregado y está completo, prestando especial atención al proyecto de ejecución, acta de recepción y certificado final de obra.
  • Las reclamaciones extrajudiciales deberán tramitarse por escrito (burofax o correo electrónico con acuse de recibo) y a ser posible dirigirse a todos los agentes constructivos (promotor, constructor, proyectista, director de obra y director de ejecución).
  • El respeto a los plazos de la Ley de Ordenación de la Edificación (garantía y prescripción) es esencial, al igual que tener en cuenta que el plazo de garantía comienza con la finalización de la obra (a estos efectos, el Acta de Recepción de Obra – que debe constar en el Libro del Edificio- es un documento esencial).
  • Conviene archivar de forma ordenada todas las operaciones de mantenimiento llevadas a cabo en la finca al objeto de que no se pueda alegar de adverso que las deficiencias vienen causadas por un mantenimiento deficiente.
  • Del mismo modo, debe intentarse controlar, mediante partes de trabajo o similares, las reparaciones llevadas a cabo por promotora o constructora.
  • Todas las reparaciones llevadas a cabo por la comunidad, y cuyo importe se pretenda reclamar a la promotora, deberán quedar documentadas lo mejor posible (fotografías del daño, presupuestos, facturas…) y resulta siempre conveniente solicitar un informe al proveedor al objeto de acreditar la existencia del daño y la necesidad de reparación del mismo.
  • Previa a la interposición de la demanda, la junta de propietarios debe adoptar el correspondiente acuerdo que apruebe la interposición de demanda (basta mayoría simple) y facultar al presidente para otorgar poderes a procurador y abogado.
Ivan Abogado Madrid
Iván López Fernández

Abogado experto en Derecho Inmobiliario y de la Construcción

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